Архивирование документов

 

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения (п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. 

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

При архивировании документов обращается внимание на наличие следующих документов:

  • приказы по учетной политике предприятия для целей бухгалтерского учета и налогообложения, утвержденный план счетов, учетные и налоговые регистры, должностные инструкции; 
  • главная книга (оборотно-сальдовая ведомость), регистры синтетического и аналитического учета; 
  • налоговая отчетность (в том числе все уточненные расчеты) по всем налогам, плательщиком которых является предприятие. Обратите внимание, чтобы на всех декларациях было подтверждение инспекции об их принятии; 
  • квартальная и годовая бухгалтерская отчетность с подтвержденными остатками по счетам денежных расчетов (касса, банк); 
  • книги покупок и продаж, журналы учета полученных и выданных счетов-фактур; 
  • акты сверок с налоговыми органами, решения по проводимым камеральным и выездным проверкам, анализ исполненных требований предприятия; 
  • инвентаризационные описи, инвентарные карточки основных средств, акты списания основных средств; 
  • кассовая книга, платежные поручения, выписки банка; 
  • штатное расписание, табели учета рабочего времени, кадровые приказы, наличие задолженности по заработной плате, наличие налоговых карточек, документы, подтверждающие налоговые вычеты по НДФЛ; 
  • договоры с поставщиками и покупателями, акты выполненных работ (оказанных услуг), товарные накладные и иные первичные документы, которые должны соответствовать унифицированным формам; 
  • журналы выданных доверенностей, бухгалтерских справок, учета путевых листов.